Tedarikçiler ve Satınalma Siparişleri

Bu doküman, mal aldığınız firmaları (tedarikçileri) yönetmeyi ve onlara resmi satınalma siparişi açıp gelen malı stoğa işlemeyi anlatır. Depoya giren her ürünün kaydını tutmak, hem stok hem maliyet doğruluğu için önemlidir.

Tedarikçiler Aslında "Cari"dir

Qando'da tedarikçilerin ayrı bir sayfası yoktur; onlar da cari hesaptır. Sol menüden Mali İşler > Muhasebe > Tedarikçiler'e tıkladığınızda, aslında Cari Hesaplar sayfası açılır ama otomatik olarak Tedarikçi tipine göre süzülmüş gelir. Yani gördüğünüz her kayıt bir tedarikçidir.

Yeni tedarikçi eklemek için:

1. Tedarikçiler sayfasında Yeni Cari butonuna basın.

2. Cari Tipi olarak Tedarikçi seçin.

3. Ünvan/ad, VKN/TCKN, vergi dairesi, vade ve iletişim bilgilerini girin.

4. Kaydet deyin.

Cari kartının tüm detayları (tahsilat/ödeme, ekstre, bakiye) "Muhasebeye Başlangıç" dokümanında anlatıldığı gibi burada da geçerlidir.

Satınalma Siparişi (PO) Nedir?

Satınalma siparişi, bir tedarikçiye "şu üründen şu kadar, şu fiyata istiyorum" diye açtığınız resmi sipariştir. İngilizce kısaltması PO (Purchase Order). Faydası: neyin sipariş edildiğini, ne zaman geleceğini ve ne kadarının teslim alındığını tek yerden takip edersiniz.

Bir satınalma siparişi şu durumlardan geçer:

Taslak: Henüz gönderilmemiş, üzerinde çalıştığınız sipariş.
Gönderildi: Tedarikçiye iletilmiş.
Onaylandı: Tedarikçi kabul etmiş.
Kısmi Teslim: Malın bir kısmı geldi.
Teslim Alındı: Sipariş tamamen geldi.
İptal: Siparişten vazgeçildi.

Yeni Satınalma Siparişi Açma

1. Mali İşler > Muhasebe > Satınalma Siparişleri sayfasına gidin.

2. Yeni Satınalma butonuna tıklayın.

3. Eğer hiç tedarikçiniz yoksa sistem uyarır ve Tedarikçi Oluştur butonu sunar; önce bir tedarikçi cari açmanız gerekir.

4. Genel bölümünde:

- Tedarikçi: Siparişi açtığınız firma (zorunlu).

- Depo: Malın gireceği depo (zorunlu).

- Beklenen Teslim: Tahmini teslim tarihi.

- Vade (gün): Ödeme vadesi (varsayılan 30).

- Para Birimi: Varsayılan TL.

5. Kalemler bölümünde her ürün için bir satır ekleyin:

- Variant ID: Ürün varyantının kimliği (Katalog sayfasından alınır).

- Ürün Adı, Miktar, Birim Fiyat (TL) ve KDV % (varsayılan 20).

- Satır toplamı otomatik hesaplanır. Kalem Ekle ile satır çoğaltın.

6. Sağdaki Özet kutusunda Ara Toplam, KDV ve Toplam görünür. Notlar ekleyebilirsiniz.

7. Taslak olarak kaydet anahtarı açıksa Taslak Kaydet, kapalıysa doğrudan Gönder olarak kaydedilir.

Satınalma Siparişi Detayı ve Durum Değiştirme

Bir siparişe tıklayınca detay sayfası açılır. Duruma göre üstte şu butonlar çıkar:

Gönder: Taslak siparişi tedarikçiye gönderildi olarak işaretler.
Onayla: Gönderilmiş siparişi onaylandı yapar.
Teslim Al: Gelen malı stoğa işlemek için açılır (aşağıda anlatılıyor).
İptal Et: Siparişi iptal eder (onay ister).

Detayda Bilgiler kartında durum, tedarikçi, depo, tarihler ve vade; Kalemler kartında sipariş edilen ve teslim alınan miktarlar görünür. Tamamen teslim alınan satırlar yeşil işaretlenir.

Mal Teslim Alma ve Otomatik Stok Girişi

Bu, satınalma sürecinin en kritik adımıdır. Mal geldiğinde:

1. Sipariş detayında Teslim Al butonuna basın.

2. Açılan pencerede her satır için gelen miktarı girin. Sistem "daha önce teslim alınan" ve "kalan" miktarı gösterir; en fazla kalan kadar girebilirsiniz.

3. İsterseniz bir Not ekleyin.

4. Teslim Al ve Stoğa Ekle butonuna basın.

Bunu yaptığınızda sistem otomatik stok giriş hareketi oluşturur; yani ürünlerin stoğu elle uğraşmadan artar. Eğer siparişin tamamını almadıysanız durum Kısmi Teslime döner ve kalan malı geldiğinde tekrar teslim alabilirsiniz. Hepsi gelince durum Teslim Alındı olur.

İpuçları

Variant ID'yi Katalog sayfasındaki ürün detayından kopyalayabilirsiniz.
Kısmi teslimatlar için endişelenmeyin; sistem kalan miktarı her seferinde doğru takip eder.
Teslim alma stoğu otomatik güncellediği için ayrıca Stok Girişi yapmanıza gerek yoktur; iki kez giriş yaparsanız stok şişer.