Genel Bakış Qando'nun muhasebe otomasyon modülü sayesinde, e-ticaret siparişleriniz için otomatik fatura kesimi ve dağıtımı işlemlerini kolayca yönetebilirsiniz. Bu özellik, manuel fatura süreçlerini ortadan kaldırır ve hem zamandan tasarruf sağlar hem de hata riskini azaltır. Ayrıca, pazaryeri entegrasyonları ile kesilen faturaların ilgili platformlara otomatik olarak iletilmesini veya müşterilere e-posta ile PDF olarak gönderilmesini mümkün kılar.

Otomatik Fatura Kesimi ve Dağıtımı Nasıl Aktif Edilir? Otomatik fatura kesimi ve dağıtımı için aşağıdaki adımları izleyin:

Sol menüden Muhasebe modülüne tıklayın.
Açılan alt menüden Otomasyon Ayarları sekmesine geçin (adres: /accounting/settings).

Fatura Otomasyonu başlığı altında, siparişin hangi aşamasında fatura kesileceğini belirleyin.
Seçenekler: - Sipariş Oluştuğunda - Paketlendiğinde - Kargolandığında - Teslim Edildiğinde
İhtiyacınıza uygun olanı seçin. Örneğin, Kargolandığında seçeneği ile sipariş kargoya verildiği anda fatura otomatik oluşturulur.

Gecikme Günü alanına, fatura kesiminin sipariş durumundan kaç gün sonra gerçekleşeceğini girin.
Örneğin, 0 gün seçerseniz tetikleyici anında çalışır; 2 gün seçerseniz ilgili durumdan 2 gün sonra fatura oluşur.

VKN yoksa fatura kesme (güvenli mod) seçeneğini aktif edebilirsiniz.
Bu ayar açıkken, Vergi Kimlik Numarası (VKN) eksik olan müşteriler için fatura otomatik oluşturulmaz. Böylece yanlış veya eksik fatura kesilmesinin önüne geçilir.

Fatura Dağıtımı bölümünde, kesilen faturaların nasıl ve kime iletileceğini belirleyin: - Trendyol entegrasyonu aktifse, fatura kesildiğinde otomatik olarak Trendyol'a fatura linki gönderilir. - Çiçeksepeti entegrasyonu varsa, fatura kesildiğinde müşteriye fatura maili otomatik tetiklenir. - Müşteriye e-posta ile PDF gönder seçeneği ile, faturanın PDF'sini müşterinin e-posta adresine gönderebilirsiniz (varsayılan olarak kapalıdır, açmak için kutucuğu işaretleyin).

> Not: Her pazaryeri için dağıtım yöntemi farklı olabilir. Detaylar için yöneticinizden bilgi alın.

Tüm seçimlerinizi yaptıktan sonra sayfanın altındaki Kaydet butonuna tıklayın.
Ayarlarınız anında geçerli olur ve yeni siparişler için otomatik fatura süreci başlar.

Otomatik fatura kesimi hangi siparişler için çalışır?

Sadece entegrasyonu tamamlanmış ve muhasebe modülü aktif olan mağazalar için geçerlidir. Deneme (TRIALING) veya askıya alınmış (SUSPENDED) tenantlarda otomasyon çalışmaz.

Fatura PDF'leri nereye kaydedilir?

Oluşan faturalar Qando üzerinde Muhasebe > Faturalar ekranında listelenir. Ayrıca, e-posta ile gönderilen PDF'ler sistemde arşivlenir.

Bir sipariş için manuel fatura kesebilir miyim?

Evet. Otomasyon dışında, Siparişler ekranında ilgili siparişi seçip Fatura Kes butonunu kullanarak manuel işlem yapabilirsiniz.

Fatura otomasyonu neden çalışmıyor?

VKN eksik olabilir, tenantınızın durumu uygun olmayabilir veya entegrasyon ayarlarınız eksik olabilir. Detaylı kontrol için yöneticinizden bilgi alın.

Otomatik fatura tetikleyicisini seçerken iş akışınıza en uygun noktayı belirleyin. Çoğu işletme için Kargolandığında seçeneği önerilir.
VKN kontrolünü aktif tutmak, yanlış fatura düzenlemenin önüne geçer.
Fatura e-posta gönderimini yalnızca müşteri e-posta adresleri doğrulanmışsa açın.
Pazaryeri entegrasyonlarınızı düzenli olarak kontrol edin; bağlantı hatası olursa Bildiriler (bell icon) üzerinden uyarı alırsınız.
Otomasyon ayarlarını değiştirdiğinizde, eski siparişler için geriye dönük işlem yapılmaz; sadece yeni siparişlerde geçerli olur.

> Daha fazla bilgi veya destek için Qando Yardım Merkezi'ni ziyaret edebilir veya yöneticinizden bilgi alabilirsiniz.