Muhasebeye Başlangıç: Cari Hesaplar, Kasa & Banka

Muhasebe modülünü ilk kez kullanmaya başlıyorsanız iki temel kavramla işe başlarsınız: cari hesaplar (müşteri ve tedarikçileriniz) ve kasa & banka hesapları (paranın girip çıktığı yerler). Bu doküman, sisteme parayı ve kişileri doğru tanıtmayı adım adım anlatır. Kafa karıştıran muhasebe terimlerine takılmayın; her şeyi sade dille açıklıyoruz.

Cari Hesap Nedir?

"Cari hesap", alışveriş yaptığınız her kişi ya da firmanın Qando içindeki kartıdır. İki türü vardır:

Müşteri: Size ödeme yapan, ürün satın alan taraf.
Tedarikçi: Sizin ödeme yaptığınız, mal/hizmet aldığınız taraf.

Cari hesapların güzel yanı: pazaryeri siparişleri geldikçe müşteri kartları otomatik oluşur. Yani Trendyol'dan bir sipariş düştüğünde o müşteri için elle kart açmanıza gerek kalmaz. Elle de kart ekleyebilirsiniz.

Cari Hesap Ekleme

1. Sol menüden Mali İşler > Muhasebe > Cari Hesaplar sayfasına gidin.

2. Sağ üstteki Yeni Cari butonuna tıklayın.

3. Açılan formda önce Cari Tipi seçin: Müşteri mi, Tedarikçi mi?

4. Kurumsal / Bireysel anahtarını duruma göre ayarlayın. Kurumsalsa firma ünvanı, bireyselse ad soyad girersiniz.

5. Ünvan (ya da Ad Soyad) alanı zorunludur.

6. VKN / TCKN girin. Sistem otomatik anlar: 10 haneli girerseniz kurumsal (VKN), 11 haneli girerseniz bireysel (TCKN) kabul eder. E-fatura kesecekseniz bu alan şarttır.

7. Kurumsal cari için Vergi Dairesi alanı açılır; e-fatura için bunu doldurun.

8. Vade (gün): Bu cariye kaç gün vade tanıdığınız (varsayılan 30). Alacak yaşlandırma raporu bu değere göre "vadesi geçti mi" hesabı yapar.

9. Açılış Bakiyesi: Bu cariyle Qando'ya başlamadan önceki mevcut borç/alacak durumu. Yoksa boş bırakın.

10. İletişim (e-posta, telefon) ve Adres (il, ilçe, posta kodu, açık adres) bilgilerini girin.

11. IBAN girerseniz, banka hareketleri sisteme düştüğünde bu IBAN otomatik eşleştirilir; hangi ödemenin hangi cariye ait olduğunu sistem kendi bulur.

12. Kaydet ile tamamlayın.

Cariyi Filtreleme ve Bulma

Cari Hesaplar sayfasının üstündeki filtre kartından listeyi daraltabilirsiniz:

Ara: ad, VKN, e-posta, telefon, vergi dairesi ya da il ile arama.
Tip: Müşteri / Tedarikçi.
Kaynak: Elle eklendi mi, yoksa siparişten mi otomatik oluştu.
Kurumsal / Bireysel, E-Fatura Tipi (E-Fatura / E-Arşiv), Vergi No var/yok.
Bakiye: Alacaklı (+), Borçlu (-) ya da sıfır olanları süzün.

Filtreleri Sıfırla butonu tüm süzgeçleri temizler. Tablodaki Ad, İşlem ve Bakiye başlıklarına tıklayarak sıralayabilirsiniz. Bakiye yeşilse cari size borçlu/alacaklı durumunu renkle gösterir.

Cari Detay Sayfası: Ekstre, Tahsilat, Ödeme

Bir carinin adına tıklayınca detay sayfası açılır. Burada:

Anlık Bakiye büyük şekilde görünür (alacaklı/borçlu durumu renkli).
Sipariş Geçmişi: O cariye ait tüm pazaryeri siparişleri; satıra tıklayınca ürün kalemleri (barkod, ürün, adet, birim fiyat) açılır.
Manuel İşlemler: Elle girilmiş gelir/gider kayıtları.

Detay sayfasındaki aksiyon butonları:

Tahsilat Al: Müşteriden para aldığınızda kullanın. Tutar, tarih ve hangi kasa/banka hesabına girdiğini seçin. Kaydedince sistem otomatik bir makbuz numarası üretir ve Makbuz Yazdır imkânı sunar.
Ödeme Yap: Tedarikçiye ödeme yaptığınızda kullanın. Aynı mantıkla çalışır.
Fatura Kes: Cariye e-fatura/e-arşiv kesmek için (VKN/TCKN zorunlu; yoksa buton pasiftir).
Ekstre Yazdır: Carinin hareket dökümünü yazıcıya gönderir.
Excel (CSV): Ekstreyi Excel'de açılacak biçimde dışa aktarır (Türkçe karakter uyumlu).

Kasa & Banka Hesapları

Paranın fiziksel olarak durduğu yerler burada tanımlanır: nakit kasanız, banka hesaplarınız, POS cihazınız.

1. Mali İşler > Muhasebe > Kasa & Banka sayfasına gidin.

2. Yeni Hesap butonuna tıklayın.

3. Hesap Adı girin (örneğin "Ana Kasa" veya "Garanti TL").

4. Tip seçin: Kasa, Banka, POS ya da Diğer.

5. Para Birimi seçin (TL, USD, EUR, GBP).

6. Banka veya POS seçtiyseniz Banka Adı ve IBAN alanları açılır.

7. Açılış Bakiyesi: Hesapta hâlihazırda bulunan tutar.

8. Varsayılan anahtarını açarsanız, tahsilat/ödeme ekranlarında bu hesap otomatik seçili gelir.

9. Aktif anahtarını kapatırsanız hesap pasife alınır.

Her hesap bir kart olarak listelenir; üstte para birimi bazlı toplamlar görünür. Bir hesaba işlem bağlıysa (transaction varsa) o hesap silinemez; önce hareketleri temizlemeniz gerekir. Bu, geçmiş kayıtların bozulmasını önler.

Banka Entegrasyonu (Açık Bankacılık)

Banka hareketlerini elle girmek yerine, bankanızı Qando'ya bağlayıp otomatik çekebilirsiniz.

1. Önce en az bir Banka tipinde kasa/banka hesabı oluşturun (yoksa entegrasyon butonu pasif kalır).

2. Mali İşler > Muhasebe > Banka Entegrasyonları sayfasına gidin.

3. Yeni Bağlantı ile bankanızı (Akbank, Garanti, İş Bankası, Ziraat, Yapı Kredi ve diğerleri) seçin.

4. Hangi kasa/banka hesabına bağlanacağını ve bankanın istediği kimlik bilgilerini girin. Bu bilgiler şifreli saklanır, yalnızca senkron sırasında çözülür.

5. Bağlantı kurulunca Senkronize Et ile hareketleri çekin. Sistem kaç hareket geldiğini, kaçını otomatik eşleştirdiğini bildirir.

Gelen her banka hareketi bir muhasebe işlemine dönüşebilir. Eşleşmemiş hareketlerde Cariye Bağla diyerek gelir/gider tipini, kategoriyi ve ilgili cariyi seçersiniz. Otomatik IBAN Eşleştir butonu, carilere girdiğiniz IBAN'ları kullanarak eşleştirmeyi kendi yapar. Yanlış bağladıysanız Bağı Kaldır ile geri alabilirsiniz.

Sık Sorulanlar

Cariyi silersem geçmiş işlemleri kaybolur mu?

Hayır. Silme onayında da belirtildiği gibi geçmiş işlemler korunur.

Bakiye neden kırmızı/yeşil?

Renk, carinin size borçlu mu alacaklı mı olduğunu hızlı görmeniz içindir. Tüm tutarlar TL biçiminde gösterilir.