E-Fatura nasıl çalışır?
Qando'da fatura kesmek için önce bir e-fatura entegratörü ile bağlantı kurarsınız. Entegratör, faturanızı GİB (Gelir İdaresi Başkanlığı) sistemine ileten aracı firmadır. Bağlantıyı bir kez kurduktan sonra tüm faturalarınız panel üzerinden kesilir; ayrı bir programa girmenize gerek kalmaz.
Panelde bu işlemler Mali İşler > E-Fatura altında toplanır:
- E-Fatura > Bağlantılar — entegratör hesabınızı tanımlarsınız.
- E-Fatura > Faturalar — kestiğiniz giden faturaları görürsünüz.
- E-Fatura > Yeni Fatura — yeni bir fatura oluşturursunuz.
Adım 1 — Entegratör bağlantısı ekleme
1. Mali İşler > E-Fatura > Bağlantılar sayfasını açın. 2. Sağ üstteki Yeni Bağlantı butonuna basın. 3. Açılan pencerede Sağlayıcı listesinden entegratörünüzü seçin. Desteklenen sağlayıcılar: - Foriba (GAI) - EDM Bilişim - Sovos - Elogo (eLogo) - Trendyol eFaturam - İşNet - SNI (Fitcons) - Digital Planet 4. Bağlantı Adı girin (örn. "Ana Şirket Foriba"). Bu isim yalnızca sizin ayırt etmeniz içindir.
Adım 2 — Kimlik bilgilerini girme
İstenen alanlar seçtiğiniz sağlayıcıya göre değişir; form otomatik olarak sadece o sağlayıcının istediği alanları gösterir:
- Çoğu sağlayıcı (GAI, EDM, Sovos, Elogo, İşNet, SNI): Kullanıcı Adı, Şifre ve VKN / TCKN.
- Trendyol eFaturam: panel E-postası, Şifre ve firma seçimi için Vergi Kimlik No (VKN/TCKN).
- Digital Planet: Kullanıcı Adı, Şifre, Servis URL ve Kurumsal Kod.
- SNI: ek olarak Servis URL (zorunlu) ve isteğe bağlı Gönderici VKN.
Test ortamı kullan anahtarı açıkken faturalar entegratörün test ortamına gider (deneme amaçlı). Gerçek fatura kesmeye başlayınca bu anahtarı kapatın.
Fatura Numara Önekleri (opsiyonel): İsterseniz E-Fatura Öneki ve E-Arşiv Öneki (3 karaktere kadar, örn. EFA / ORB) tanımlayabilirsiniz. Boş bırakırsanız varsayılan önek kullanılır.
Adım 3 — Bağlantıyı test etme
Kaydettikten sonra bağlantı, listede bir satır olarak görünür. Satırdaki Test Et (nabız) simgesine basın:
- Başarılı olursa durum ACTIVE olur ve yanıt süresi (ms) gösterilir.
- Hata olursa durum ERROR olur ve son hata mesajı satırda görüntülenir.
Kimlik bilgilerini güncellemeniz gerekirse Düzenle simgesini kullanın. Düzenleme sırasında kimlik alanlarını boş bırakırsanız mevcut bilgiler korunur; yalnızca ad veya önekleri değiştirmek için bilgileri yeniden girmenize gerek yoktur.
Adım 4 — Yeni giden fatura oluşturma
1. Mali İşler > E-Fatura > Faturalar sayfasında Yeni Fatura butonuna basın (veya doğrudan Yeni Fatura ekranına gidin). En az bir aktif bağlantı yoksa önce Adım 1'i tamamlamanız istenir. 2. Fatura Bilgileri bölümünde: - Bağlantı seçin (tek aktif bağlantı varsa otomatik seçilir). - Profil (Fatura Türü) seçin: e-Arşiv Fatura veya Temel/Ticari Fatura en sık kullanılanlardır. İhracat, kamu, enerji gibi özel senaryolar da listede yer alır. - İşlem Tipi seçin (Satış, İade, İstisna, Tevkifat vb.). Seçtiğiniz profile uymayan işlem tipleri otomatik gizlenir. - Para Birimi (TRY / USD / EUR) ve Müşteri Kaynağı (Sıcak Satış, Kurumsal, E-Ticaret, Diğer) seçin.
Adım 5 — Alıcıyı girme ve mükellef sorgulama
Alıcı Bilgileri bölümünde alıcının VKN / TCKN numarasını yazın:
- 10 haneye ulaşınca panel, GİB üzerinden otomatik mükellef sorgusu yapar.
- Alıcı e-Fatura mükellefiyse profil otomatik olarak Temel Fatura'ya, değilse e-Arşiv Fatura'ya çevrilir. Bu sayede yanlış tür seçme riski ortadan kalkar.
- Sorgu, bulabildiğinde alıcının unvanını da doldurur.
Alıcı Adı / Unvanı alanına yazmaya başladığınızda kayıtlı cari (müşteri) listenizden öneriler gelir; birini seçerseniz vergi dairesi, il/ilçe, adres, e-posta ve telefon otomatik dolar. Şehir seçtiğinizde ilçe listesi buna göre güncellenir (şehir seçildiyse ilçe zorunludur).
Adım 6 — Kalemleri girme ve kesme
1. Ürün / Hizmet Kalemleri tablosunda her satır için ürün adı, miktar, birim (Adet, Kilogram, Metre, Litre vb.), birim fiyat ve KDV % (0, 1, 10, 20) girin. Ürün adını yazarken katalogdan öneri gelir; seçilen ürünün fiyatı otomatik dolar. 2. Panel; ara toplamı, KDV oranına göre gruplu matrahı ve KDV dahil genel toplamı sağ Fatura Özeti kartında canlı hesaplar. 3. KDV %0 (istisna) satırlar için üstte açılan İstisna Bilgileri kartından GİB istisna sebep kodunu seçmeniz zorunludur (GİB kodsuz istisna faturayı reddeder). Listeden kod seçtiğinizde açıklama otomatik dolar; listede yoksa "Diğer" ile manuel kod girebilirsiniz. 4. Hazır olduğunda: - Taslak olarak kaydet anahtarı açıksa, fatura GİB'e gönderilmez; üzerinde çalışmaya devam edebilirsiniz. - Anahtar kapalıysa GİB'e Gönder butonu faturayı GİB'e iletir ve fatura yasal olarak geçerli hale gelir.
Fatura kesildikten sonra listede görünür; oradan PDF indirebilir, durumunu sorgulayabilir veya (gerekirse) iptal edebilirsiniz.
Notlar
- EV şarj / enerji faturası: Profil olarak Enerji seçilirse ek "Şarj Bilgileri (EPDK)" kartı çıkar (dönem, plaka, şarj noktası seri no, şarj raporu ID). Bu, elektrikli araç şarj faturaları için GİB standart alanlarıdır.
- Faturayı tekrarla: Var olan bir faturayı kaynak alıp aynı bilgilerle yeni fatura oluşturabilirsiniz; yeni fatura numarası ve tarih otomatik üretilir.